Bestyrelsen ◊ Forretningsorden

Følgende forretningsorden danner grundlag for bestyrelsens møder:

Forretningsorden for Kolonihaveforeningen Eskelund – 7430 Ikast 

I henhold til vedtægterne for Kolonihaveforeningen Eskelund paragraf 10.4 formuleres hermed denne forretningsorden.

§ 1: Denne forretningsorden gælder for arbejdet i bestyrelsen for Kolonihaveforeningen Eskelund. Den skal sættes til behandling efter hver ny ordinær generalforsamling og vedtages.

§ 2: Bestyrelsens opgave er at virke for opfyldelsen af formålet for Kolonihaveforening Eskelund, således som det er beskrevet i vedtægterne for foreningen, de beslutningerne som træffes på generalforsamlingerne og i respekt for medlemmernes tilkendegivelser.

§ 3: Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 eller flere af bestyrelsen er til stede.

§ 4: Bestyrelsen træffer beslutninger ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

§ 5: Første dagsorden efter ordinær generalforsamling skal mindst indeholde punkterne:

a.Valg af næstformand.

b.Valg af sekretær.

c.Fordeling af øvrige arbejdsposter og ansvarsområder i bestyrelsen.

d.Opfølgning på generalforsamling.

e.Fastlæggelse af mødedatoer for bestyrelsen.

f.Fastlæggelse af aktivitetskalender.

g.Tilrettelæggelse af havegennemgang.

h.Eventuelt.

§ 6: Formanden indkalder til ordinære bestyrelsesmøder med motiveret dagsorden. Dagsordenen skal udsendes, med mindst 8 dages varsel og indeholder tid og sted for mødets afholdelse.

§ 7: Ethvert medlem af bestyrelsen kan begære et punkt behandlet på bestyrelsesmøde. Forslag til punkter for dagsordenen skal være formanden i hænde senest 14 dage før et fastlagt ordinært møde.

§ 8: 1 medlem kan begære bestyrelsen indkaldt til ekstraordinært møde med motiveret dagsorden. Dagsorden bliver udsendt.

§ 9: Formand og kasserer udgør et forretningsudvalg, som leder foreningen mellem bestyrelsesmøderne. Enhver beslutning eller tiltag disse måtte have taget, skal forelægges førstkommende bestyrelsesmøde, hvormed bestyrelsen har ret til at udtale sig.

§ 10: Medlemmerne i foreningen kan med skriftlig begæring til formanden, begærer en sag/punkt behandlet på bestyrelsesmøde.

§ 11: Bestyrelsen kan indkalde andre personer til belysning og diskussion om sager. Disse personer deltager kun under det punkt, hvortil de er indkaldt.

§ 12: Ordinært bestyrelsesmøde skal mindst indeholde følgende punkter:

a.Godkendelse af dagsorden eventuelt med tilføjelse af ekstra punkter.

b.Godkendelse af referat fra sidste møde herunder referat fra ekstraordinære møder.

c.Finansiel status ved kassereren.

d.Meddelelser fra forretningsudvalget ved formanden.

e.Meddelelser med videre fra løbende udvalg.

f.Meddelelser med videre fra øvrige bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder.

g.Henvendelser fra medlemmer (Med mindre disse ikke har personsag over sig, sådanne punkter behandler bestyrelsen på det lukkede møde).

h.Eventuelt.

§ 13: Det ordinære bestyrelsesmøde indeholder endvidere et lukket møde. Her tages der kun referat til bestyrelsen. Det lukkede bestyrelsesmøde skal indeholde følgende punkter:

a. Personsager.

b. Eventuelt.

§ 14: Ethvert medlem af bestyrelsen kan henvise et punkt til behandling under det lukkede møde med en motivation hvorfor man ønsker punktet behandlet under det lukkede møde.

§ 15: Der føres protokol/referat over forhandlingerne på bestyrelsesmøder. Dette gør sekretæren. Sekretæren sørger endvidere for udsendelse af referatet.

§ 16: Protokollen underskrives efter endelig godkendelse i bestyrelsen af formand, kasserer og sekretær.

§ 17: Sekretæren sørger for arkivering af bestyrelsens referater/protokol.

§ 18: Referater af de åbne bestyrelsesmøder er tilgængelige for alle medlemmer af haveforeningen. Bestyrelsen informerer om, hvor man kan få referater at se.

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 9. april 2019.